Sieć Globalnej Synchronizacji Danych (GDSN) to sieć kompatybilnych katalogów elektronicznych, umożliwiających bezpieczną i nieprzerwaną synchronizację danych. Dzięki niej wszyscy partnerzy handlowi posiadają w swoich systemach spójne dane o konkretnej jednostce w tym samym czasie. Ta sieć składa się z następujących elementów: Globalnego Rejestru, certyfikowanych katalogów oraz standardów do komunikacji między katalogami.

W każdej transakcji biznesowej, pierwszą rzeczą, którą należy określić jest KTO, GDZIE i CZYM zamierza handlować. Są to podstawowe dane, które podlegają synchronizacji. W ramach GDS wykorzystuje się następujące identyfikatory GS1: Globalne Numery Jednostek Handlowych (GTIN) oraz Globalne Numery Lokalizacyjne (GLN). Same klucze identyfikacyjne nie dostarczają jeszcze wystarczających informacji i z dlatego zostały uzupełnione o zdefiniowane atrybuty m.in.: opis lokalizacji, cenę, wielkość, opakowanie, nazwa, adres itp. Jednym z nowo opracowanych atrybutów jest Globalna Klasyfikacja Produktów (GPC). Klasyfikacja ta umożliwia wskazanie, jakiego rodzaju towarem jest identyfikowany produkt oraz do jakiej grupy towarów należy. GPC pełni kluczową rolę w procesie wyszukiwania towarów w sieci GDS.

Serce sieci stanowi Globalny Rejestr. Znajdują się w nim identyfikatory wszystkich towarów z certyfikowanych baz danych. Rejestr ten porozumiewa się ze wszystkimi certyfikowanymi katalogami danych za pomocą standardowych komunikatów rejestracji i subskrypcji. Synchronizacja danych odbywa się bezpośrednio między skomunikowanymi katalogami bez udziału Rejestru.

Rys. Synchronizacja danych o produktach z wykorzystaniem GDSN

Choreografia wymiany informacji produktowych z wykorzystaniem GDSN opiera się na kilku podstawowych czynnościach:

• Wprowadzanie danych – dotyczy dostawców, którzy wprowadzają dane podstawowe własnych produktów do swoich macierzystych / lokalnych katalogów GDSN.
• Publikacja danych – inaczej oznacza zarejestrowanie danych w GDSN. Z chwilą wykonania tej czynności inne katalogi odpytujące Rejestr będą mogły odszukać żądane informacje produktowe w odpowiednich źródłach czyli w katalogach dostawców.
• Subskrypcja na dane – operacja ta dotyczy odbiorców danych czyli np. sieci handlowych. Subskrypcja jest to inaczej automatyczne zapytanie/żądanie o dane i działa tak długo aż nie zostanie odwołane. Operacja ta uruchamiana jest w macierzystym katalogu odbiorcy danych. Subskrypcja odpytuje zarówno katalog lokalny jak również Rejestr GDSN.
• Przesyłanie danych produktowych – odbywa się na skutek wskazań Rejestru, ale zawsze przyjmuje formę bezpośredniej wymiany danych między skojarzonymi katalogami. Uwaga: Rejestr przechowuje wyłącznie informacje adresowe czyli gdzie jakie dane należy szukać i służy do kierowania strumieniem danych.

Proces wymiany danych podstawowych najlepiej zobrazuje następujący ciąg pięciu kroków uwidocznionych na rysunku 6.3.1.:

Krok 1.

Dostawca wprowadza dane produktowe do swojego macierzystego katalogu elektronicznego, który jest zrzeszony w GDSN.

Krok 2.

W następstwie tego katalog publikuje informacje w rejestrze GDSN.

Krok 3.

Równolegle, odbiorca danych (detalista) poszukuje danych w swoim macierzystym katalogu. Czynność tę realizuje za pomocą subskrypcji, czyli elektronicznej prenumeraty na dane. Jeśli katalog macierzysty odbiorcy nie odnajdzie żądanych informacji wtedy automatycznie skieruje subskrypcję do Rejestru GDSN.  Rejestr natomiast, z chwilą rozpoznania lokalizacji żądanej informacji, przesyła subskrypcję sieci handlowej do odpowiedniego katalogu dostawcy.

Krok 4.

Katalog dostawcy otrzymując subskrypcję z Rejestru GDSN, nawiązuje bezpośrednie połączenie z katalogiem odbiorcy danych. W następstwie tej operacji katalog dostawcy przesyła żądane informacje produktowe do katalogu macierzystego sieci handlowej.

Krok 5.

W celu zamknięcia wszystkich operacji zwrotnie odsyłane są elektroniczne potwierdzenia pomiędzy uczestnikami wymiany danych podstawowych.