Podstawowe zasady GDSN

Zasady jakie obowiązują w społeczności GDSN, istotnie wpływają na utrzymanie odpowiedniego reżimu technologicznego synchronizacji danych podstawowych.

Głównym elementem sieci GDSN jest Globalny Rejestr (Global Registry). Znajdują się w nim identyfikatory wszystkich towarów z certyfikowanych baz danych. Rejestr ten porozumiewa się ze wszystkimi certyfikowanymi katalogami danych za pomocą standardowych komunikatów rejestracji i subskrypcji. Synchronizacja danych odbywa się bezpośrednio między skomunikowanymi katalogami bez udziału Rejestru.
Każdy uczestnik wybiera jeden katalog elektroniczny, który będzie stanowił punkt styku z innymi użytkownikami GDSN. Ta metoda dotyczy zarówno dostawców jak i odbiorców. To świadczy o pełnej transparentnej formie gromadzenia i przekazywania informacji. Nie ma żadnych baz pośrednich czy buforowych. Dla jednego podmiotu pozostaje wyłącznie wybrany katalog, który służy do gromadzenia najbardziej aktualnych informacji produktowych.
Synchronizacja katalogów odbywa się na bieżąco na żądanie odbiorcy danych. Tym samym dane zawsze są aktualne, kompletne i pełne.
Koszt uczestnictwa w katalogu uzależniony jest od modelu biznesowego konkretnego operatora, natomiast wymiana danych pomiędzy katalogami zrzeszonymi w GDSN jest bezpłatna.
Za jakość, kompletność i aktualność danych odpowiada wyłącznie dostawca, bowiem to na nim ciąży obowiązek informowania rynku o potencjalnych zmianach zachodzących w obrębie swoich GTIN-ów.
Katalogi starają się nadążać nad zmieniającymi się wymogami prawnymi. Informacje o takich wymaganiach najczęściej spływają od lokalnych/ krajowych rad użytkowników (KRU), które postulują o wprowadzenie aktualizacji wybranych atrybutów.
Kompetencje KRU dotyczą najczęściej wymogów prawnych danego kraju np. stawki VAT, krajowa klasyfikacja towarów itp.
KRU może przekazać wniosek o zmianę/aktualizację do międzynarodowej rady użytkowników MRU, która z kolei obsługuje zmiany globalne np. dot. globalnej klasyfikacji prod. GPC (Global Product Classification) lub CN code - (Customs Tarrif Number) międzynarodowe kody celne obowiązujące we Wspólnocie Europejskiej.
Jakiekolwiek zmiany realizowane są w kolejnych edycjach (release) zaplanowanych z góry na cały nadchodzący rok.

Standaryzacja typów danych i sposoby ich transferu są kluczowe w międzynarodowym – globalnym handlu. Bowiem to dzięki GDSN europejscy odbiorcy (czytaj. niemieccy, francuscy, angielscy czy polscy detaliści) mogą odbierać dane produktowe nie tylko od lokalnych producentów, ale i od globalnych dostawców.

Katalogi komunikują się wykorzystując pliki automatycznie tworzone w języku maszynowym XML. Wzorzec słowników XML, do których odwołują się uczestnicy jest corocznie aktualizowany przez GDSN i jest dostępny w tzw. modelu BMS. (Więcej informacji technicznych można odszukać na aktualizowanych stronach GS1/GDSN)

Odbiorca danych / detalista może automatycznie sprawdzać swój katalog macierzysty, a w konsekwencji również GDSN w poszukiwaniu produktów spełniających określone cechy.

Można to zrobić za pomocą tzw. subskrypcji czyli odnawialnych zapytań o dane produktowe.

W zapytaniach tych najczęściej stosuje się następujące kombinacje:

GTIN produktu plus Kod kraju rynku docelowego,
GLN dostawcy plus Kod kraju rynku docelowego,
GLN dostawcy plus GPC (Global Product Classification) – globalna klasyfikacja produktu.

Przykład:

Czyli przykładowo kupiec sieci handlowej specjalizujący się w jogurtach zdefiniuje swoje zapytanie używając następujących atrybutów:

GLN producenta jogurtów: 590xxxx
GPC jogurtów: 10000607 - Milk/ Butter/ Cream/ Yogurts/ Cheese/ Eggs/ Substitutes Variety Packs

Katalog przeprowadzi automatyczną weryfikację zapytania z wykorzystaniem choreografii GDSN i w odpowiedzi zwróci do kupca komplet danych o jogurtach producenta 590xxxx.

Jeśli odbiorca danych założył subskrypcję i jej nie odwołał, to w przypadku pojawienia się zmiany katalog GDSN automatycznie prześle odpowiednie aktualizacje. Dzięki temu odbiorca ma zawsze dostęp do najświeższych danych produktowych.